Telefonování

Při telefonování si především uvědomíme, zda voláme ve vhodnou dobu. Netelefonujeme brzo ráno, pozdě večer ani v době oběda. Chceme-li telefonovat déle, poptáme se, zda nevyrušujeme. Při telefonech do zahraničí bereme v úvahu časový posun.
Povinností volajícího na soukromé číslo je okamžitě se představit. Volaný má povinnost pouze se ohlásit, buď slůvkem prosím nebo telefonním číslem, představovat se jménem nemusí. V zaměstnání se ohlašuje volaný názvem instituce, konkrétního oddělení (např. recepce), případně i jménem. Povinnost představit se je opět na volajícím. Telefonujeme-li přes centrálu, jsme naprosto struční. Nezdržujeme zdvořilostními obraty. Stačí pozdrav, slůvko prosím a žádané číslo nebo jméno.

Stejně postupujeme, když voláme jakoukoli informační službu. Za vyžádanou informaci nezapomeneme poděkovat. Když voláme na různé telefonní služby (buzení, operátor apod.), hlásíme se svým jménem a telefonním číslem. Policii a zdravotní službu voláme přirozeně pouze v závažných a odůvodněných případech. Opět bychom měli nejprve ohlásit své jméno s adresou(kde se vyskytujeme) a stručně a jasně důvod, proč voláme. Dnes je zneužití čísel na policii, hasiče a záchranou službu trestným činem.

Při přerušeném hovoru je na volajícím, aby volal znovu. Volaný zavěsí a čeká. Dojde-li k omylu, slušně se omluvíme. Je samozřejmé, že celý rozhovor probíhá zdvořile. Do telefonu nikdy neříkáme věci, které by nemohla slyšet třetí osoba.
Při hovoru není dobré do telefonu křičet, protože tím na sebe zbytečně upozorňujeme. Rovněž zvonění je nejlepší tzv. diskrétní při pohybování se na veřejnosti a ve veřejných dopravních prostředcích. Hlasitost byste měli mít nastavenou s ohledem na prostředí, ve kterém se pohybujete.

Jestliže volaná osoba hovor odmítne, je dobré vyčkat určitý čas, a pak volat znovu. Není dobré volat znovu okamžitě. Pokud volaný hovor odmítne opět, je jasné, že s námi momentálně nechce nebo nemůže mluvit. Volanému by mělo být jasné, že s ním potřebujete mluvit. Jak bude mít možnost, měl by se ozvat sám. Je-li zpráva neodkladná, je dobré zkusit poslat SMS a v ní stručně vysvětlit problém, jinak nám nezbývá nic jiného než počkat.

Mobilní telefon by v žádném případě neměl zazvonit v divadle, na konferenci a při společenských událostech. Pokud se tak stane, měl by se majitel telefonu omluvit za vyrušení a hovor odmítnout, nebo, pokud je hovor neodkladný, měl by si ho vyřídit někde, kde nebude rušit.


TIPY PRO VÁS:

- Kromě jiného je telefon (not face to face, tedy bez osobního kontaktu) senzační už z toho důvodu, že umožňuje sdělovat skutečnosti, které se v osobním kontaktu obtížně sdělují!

- Pokud telefonujete, předpokládá se, že na vás také spočívá iniciativa hovoru.

- Telefonátu je složité vyhnout se, zatímco nevítané návštěvě můžete daleko snáze uniknout.

- Volaného oslovujeme vždy pátým pádem. Nikdy nepoužíváme první pád.

- Po pozdravu je vhodné vznést dotaz, zda nerušíte - platí to také u telefonátu z mobilního telefonu. Pokud vám někdo zavolá nevhod, sdělte mu dobu, kdy vám může zavolat znovu. Můžete také nabídnout, že zavoláte sami.

- Pokud zjistíte, že jste se dovolali na špatné číslo, představte se. Stručně se za svůj omyl omluvte.

- Kvůli přerušení spojení je na volajícím, aby se znovu ozval.

- Zvoní-li pevná linka a vy vyřizujete další mobilní telefonát, vyřídíte velmi krátce hovor a bez veškerých emociálních projevů.

- Domů se nedoporučuje volat před devátou ranní (během víkendu před desátou) a po deváté večer. Pokud to není nezbytně nutná záležitost, vyhněte se také době oběda.


- Telefonát zásadně ukončuje osoba společensky významnější.

- Blahopřání, ale zejména kondolence se vyřizují dopisem nebo osobně, ale nikdy ne telefonátem.

- Není vhodné během soukromého hovoru přepínat na hlasitý odposlech. Nikdy nenahrávejte záznam jakéhokoliv hovoru bez souhlasu, je to nejen nevhodné, ale i trestné.

- Pokud se ozve na pevné lince záznamník, během vzkazu se představte, uveďte den a hodinu volání a nezapomeňte připomenout číslo svého telefonu. Měli byste se zmínit o problému (tématu), o kterém chcete s nepřítomným hovořit.

- Jsou lidé, kteří informují o svém mobilním čísle jen vybraný počet adresátů. Pak se na displeji objeví místo čísla volajícího symbolika krytého čísla. Pokud vám jej volající nesdělí, nevyžadujte jej. Má pro to své důvody.

- Vyhněte se slůvku Haló a citoslovci Nó... Především ono poslední slůvko o vás nepodává příliš lichotivý obraz.

- Jste-li v cizí kanceláři a pracovník má hovor, naznačte, že se vzdálíte. Pokud vás vyzve, abyste setrval(a), obraťte svou pozornost jinam, probíhající telefonát neposlouchejte.

- Pokud telefonujete do zahraničí, ujasněte si časové pásmo volaného a tomu přizpůsobte čas volání.

 


NĚKTERÉ PRAVIDLA ETIKETY TELEFONOVÁNÍ:

- Vaše nálada ovlivní volaného! Úsměvný hlas se přijímá jako příjemný projev.

- Mluvte pomaleji, zřetelně, pokud možno hlubším hlasem.

- Při telefonování bychom neměli jíst a pít či kouřit.

- Pokud je to nutné, dělejte si během hovoru poznámky a opakujte klíčové body. Jednak tím předejdete pozdějšímu nedorozumění, jednak váš partner bude vědět, že pozorně posloucháte.

- Pokud váš čeká složitější telefonické sdělení, věnujte přípravě na hovor značnou pozornost. Před samotným voláním si znovu ujasněte cíl, kterého chcete rozhovorem dosáhnout. Mějte u ruky nutné podklady.

- Během delšího monologu dbejte na to, abyste dali najevo svůj zájem, a to přitakáváním, slůvky, ano, jistě. Vynecháte hovorová - nó nebo jo.

- Oslovte volaného jménem, titulem nebo funkcí. Tím vnášíte do telefonátu osobní tón, který je podstatný pro získání důvěry.

 

Telefonování dle Ladislava Špačka

Mobilní telefony - Ladislav Špaček

tisk Tisk stáhnout jako pdf Stáhnout v PDF

FaceBook diskuse

http://www.chovani.eu/telefonovani/c54